Làm thế nào để làm việc trong ngành Chuỗi Cung Ứng - SCM ?

Bạn đam mê hoặc đang tò mò về ngành Chuỗi Cung Ứng - SCM , bài viết này sẽ tổng hợp lại một số thông tin cho bạn để chuẩn bị những kiến thức, kỹ năng mềm cũng như chuyên môn cần thiết để có thể hòa nhập vào môi trường trong ngành.

Một ngày làm việc điển hình

Một ngày làm việc của bạn sẽ phụ thuộc vào bộ phận nào của chuỗi cung ứng mà bạn làm, và vị trí của bạn trong bộ phận đó. Bạn có thể ngồi trong phòng làm việc hôm nay hoặc lái xe tới kho bãi vào ngày khác. Nếu bạn làm trong bộ phận dự đoán số lượng sản xuất, bạn phải liên tục tính toán và dự báo nhu cầu hàng hoá để tính được giá bán, chi phí sản xuất và số lượng sản xuất. Nếu bạn làm trong bộ phận thu mua, bạn phải tìm tới các nhà cung cấp và thương lượng về giá cả hay số lượng nguyên liệu. Nếu bạn làm trong quản lý kho bãi, bạn phải sắp xếp lịch bốc dỡ hàng hay các chuyến xe sao cho mọi thứ đều đúng tiến độ.

Đặc thù của công ty bạn làm việc cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến công việc của bạn. Nói chung có ba loại công ty mà chuỗi cung ứng có vai trò khá quan trọng hiện nay đó là: công ty sản xuất, công ty bán lẻ, và công ty vận tải giao nhận. Trong khi các công ty chuyên về sản xuất thường chú trọng khâu quản lý thu mua nguyên vật liệu thì các công ty bán lẻ và vận tải giao nhận lại quan tâm hơn đến khía cạnh quản lý kho bãi và vận tải của chuỗi cung ứng.

Quản lí kho bãi

Đề giúp bạn hiểu rõ hơn, đây là một ngày tiêu biểu của một nhân viên bộ phận kho bãi. Hằng ngày bạn tới nơi làm việc tại khu công nghiệp Sóng Thần, Bình Dương. Để bắt đầu ngày, bạn kiểm tra email và tìm những vấn đề nào vẫn chưa được giải quyết trong đêm trước đó, kiểm tra nhiều lần không bao giờ là thừa trong công việc này. Khi có sự cố hay vấn đề gì, cả chuỗi sẽ bị ảnh hưởng và tạo thêm nhiều vấn đề cho những bộ phận khác. Ngoài ra, bạn còn phải xuống nhà kho và kiểm tra khâu đóng thùng hàng hoá. Bạn cũng điều phối những xe chuyến hàng và đảm bảo rằng những tài xế xe tải sẽ tới đúng giờ. Khi xe tải gần đến kho khách hàng, bạn phải gọi báo khách hàng để họ sẵn sàng nhận hàng vào kho. Cuối cùng, bạn tổng hợp tất cả các loại giấy tờ của ngày, chứng từ để làm báo cáo, trả lời những câu hỏi như “ Hàng hoá có giao đúng hạn không? Đúng số lượng không ? “ Làm sao để giảm thiểu rủi ro?”

Quản lí vật liệu đóng gói

Một ví dụ khác về lĩnh vực Vận hành cho 1 website thương mại điện tử. “Công việc của một chuyên viên vận hành bán hàng online tại đây rất đa dạng, có thể kể đến như việc quản lý chuỗi cung ứng vật tư đóng gói hàng hóa từ siêu thị cho nhóm khách hàng online. Vật tư đóng gói ở đây được hiểu là các loại túi nilon, túi vải, thùng nilon, băng keo,….Khi vừa bắt đầu một ngày, bạn tìm kiếm thông tin, làm việc với nhiều nhà cung cấp để lấy báo giá cho từng loại vật tư đóng gói. Tiếp đến, cần so sánh giá, chất lượng dịch vụ, để chọn ra một đơn vị cung cấp đảm bảo phù hợp với các tiêu chí đề ra với mức chi phí thấp nhất. Số vật tư này sau đó sẽ được chuyển đến từng siêu thị một để dùng cho việc đóng gói các đơn hàng của khách đặt từ website. Hàng tháng, dựa theo số liệu thống kê đơn hàng trên hệ thống và thực tế tiêu hao vật tư tại từng siêu thị, bạn sẽ tính toán được phía công ty đang tốn bao nhiêu chi phí cho việc đóng gói hàng hóa, cũng như siêu thị nào đang sử dụng nguồn vật tư một cách lãng phí. Ở đây, việc quản lý chuỗi cung ứng trong công việc của nhân viên vận hành được hiểu thông qua hai khía cạnh về cả thu mua và quản lý tiêu hao. Thực hiện việc quản lý chuỗi cung ứng tốt đồng nghĩa với việc bạn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí cho khoản đóng gói hàng hóa cho công ty mình” (trích lời một nhân viên của Adayroi.com)

Tóm lại, đặc thù công việc trong chuỗi cung ứng là biến đổi liên tục. Cùng một vị trí nhưng với công ty khác nhau thì công việc hàng ngày của bạn cũng có thể sẽ không giống nhau. Do đó, việc thích ứng và khả năng giải quyết vấn đề hàng ngày là vô cùng quan trọng. Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của chuỗi cung ứng có thể thay đổi đến chóng mặt như thời tiết, môi trường, hệ thống thông tin, đối thủ cạnh tranh, và sự kiện lớn diễn ra trong thành phố của bạn. Có thể nói những đặc trưng cơ bản của người làm việc trong chuỗi cung ứng là niềm say mê học hỏi, giải quyết vấn đề và thích ứng với thay đổi liên tục.

Nhà tuyển dụng là ai?

Mọi công ty đều muốn cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận, nên mọi công ty đều muốn một bộ phận quản lý chuỗi cũng ứng hiệu quả. Vì thế, ngành SCM ở Việt Nam đang có nhu cầu tuyển dụng khá cao với những người có chuyên môn.

Một số công ty ở Việt Nam cần nhiều nhân sự về quản trị chuỗi cung ứng như:
Các nhà phân phối sỉ lẻ như siêu thị Metro, Big C, Coopmart, Vincom,…
Các nhãn hàng FMCG, tiêu dùng quốc tế tại Việt Nam như Unilever, Procter & Gamble, Coca-cola, Pepsi, Nestle,…
Các công ty dược phẩm như Johnson & Johnson, Novartis, Pfizer, Roche, GlaxoSmithKline,…
Các hãng linh kiện điện tử, thiết bị gia dụng, máy tính như Intel, Samsung, JVC,…
Công ty thương mại điện tử như Lazada, Tiki, Adayroi, Sendo, Zalora,…

Làm thế nào để tìm việc trong ngành Quản lý Chuỗi Cung ứng?

Yêu cầu kỹ năng Chuyên môn

Mỗi bộ phận của chuỗi cung ứng đòi hỏi nhưng kĩ năng cứng rất khác nhau nên kiến thức chuyên môn là cực kì cần thiết. Quản lí bất cứ bộ phận nào trong chuỗi cung ứng đòi hỏi kiến thức riêng của bộ phận đó và đồng thời kiến thức tổng quát của cả chuỗi.
Ví dụ điển hình, bạn đang lên kế hoạch sản xuất của giày thể thao trong tháng giêng. Bạn cần biết:
Công thức tính số lượng giày dựa trên số liệu của những tháng trước đồng thời những xu hướng của thị trường (mảng bán lẻ)
Nguyên liệu có đủ không (mảng thu mua)
Số nhân công đang có, các dây chuyền có đang bảo trì không (mảng sản xuất)
Đồng thời việc này còn phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất của những vật liệu nhỏ hơn như đế giày, dây giày,… Lên kế hoạch và sản xuất thừa dẫn tới phải lưu trữ giày trong kho làm tăng chi phí hay sản xuất không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc sản xuất trễ không kịp giao đúng thời điểm sức mua tăng mạnh. Khi đã phạm sai lầm trong bất kì khâu nào của chuỗi cung ứng, các hậu quả để lại có thể rất nặng nề và khó khắc phục.

Ngoài ra, một mảng quan trọng trong ngành Supply Chain là ứng dụng công nghệ. Do sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận trong chuỗi, một lỗi sai sót trong bất kì bộ phận nào của chuỗi cung ứng có thể ảnh hưởng đến cả chuỗi với hậu quả khôn lường. Các tập đoàn phải tích hợp và ứng dụng những hệ thống quản lý thông tin hiện đại để cả chuỗi vận hành ít sai sót và đồng nhất hơn. Do đó, việc sở hữu kĩ năng ứng dụng công nghệ thành thạo là một điểm cộng lớn trong hồ sơ tuyển dụng của bạn.

Đa số công ty đang có nhu cầu nhân lực với khả năng:
Sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – công cụ hoạch định tài nguyên của tập đoàn) như của SAP hoặc Oracle
Làm việc thành thạo với các công cụ quản lý và thu thập dữ liệu như SQL, Microsoft Access.
Sử dụng hệ thống quản lý kho bãi hoặc các hệ thống quản lý tài sản, hàng hóa.
Sử dụng thành thạo Microsoft Excel, Word, và PowerPoint.

Chuỗi Cung Ứng là một khái niệm còn mới ở Việt Nam và có khá ít các khoá đào tạo chính quy ở các trường đại học về ngành này. Một số trường có chương trình về chuỗi cung ứng như là RMIT hay Đại học Quốc tế (IU). Trường đại học Giao Thông Vận Tải hay Khoa Hàng Hải thì thường đi sâu hơn về mảng nhỏ hơn là Vận tải (Logistics). Đa số những người làm trong ngành Quản Lý Chuỗi Cung Ứng đều có bằng cấp đại học hoặc tương đương. Có nhiều người có bằng cấp trong những lĩnh vực khác như Kinh tế hay Kĩ thuật.

Hiện nay các chứng chỉ quốc tế về chuỗi cung ứng như Six Sigma, APICS Certified Supply Chain Professional (CSCP), APICS Certified in Production and Inventory Management (CPIM) được các công ty trên thế giới rất coi trọng. Nếu bạn muốn làm việc cho các công ty hàng đầu, việc học và thi lấy các chứng chỉ này không những có thể giúp các bạn trang bị kiến thức cơ bản và chuyên sâu về chuỗi cung ứng, mà còn giúp các bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng vượt trên các hồ sơ khác.
Các thông tin về bài thi và tài liệu ôn luyện được kiệt kê đầy đủ trên trang web của APICS.
Ngoài ra, Unilever còn có chương trình Unilever Future Leaders Programme cho các bạn sinh viên mới tốt nghiệp tham dự training để phát triển kĩ năng cứng và mềm liên quan đến ngành nghề mình theo đuổi, và Supply Chain là một ngành trong chương trình này.

Nhiều trường đại học nổi tiếng trên thế giới đã đưa giáo án giảng dạy chuỗi cung ứng của họ lên thư viện học liệu mở trực tuyến. Nếu bạn muốn học và nâng cao trình độ mà không cần chứng chỉ thì các khoá học này là hoàn toàn miễn phí. Các bạn có thể truy cập vào những trang web sau đây để tìm những khoá học bổ ích về chuỗi cung ứng: edx, Coursera, MicroMasters – MIT

Yêu cầu kỹ năng mềm

Dù có trình độ chuyên môn hay chưa, những tố chất cần có của một người phù hợp với ngành Supply chain là: năng động, lăn xả và chịu khó học hỏi. Ngoài việc phải luôn chủ động và chịu khó dành thời gian tìm hiểu, đọc thêm tài liệu ngoài lớp học để tăng cường trình độ chuyên môn, bạn còn phải chuẩn bị tinh thần xắn tay áo học việc và thực hiện những công việc lao động nặng nhọc của một vài khâu trong Chuỗi cung ứng để thu thập kinh nghiệm thực tế. Nếu không thể tự đóng một thùng hàng thì làm sao có thể tối ưu quá quá trình đóng hàng nhanh hơn vài phút hay vài bước, nhận lên triệu đơn hàng có thể tiết kiệm triệu đô cho công ty. Thái độ cầu thị không ngại khó luôn luôn là chìa khoá để thành công.

Vì thiếu trường lớp đào tạo chính quy cho ngành này nên bạn phải làm quen với nhiều cách học khác nhau như học online, đi du học, tham dự các buổi workshop chia sẻ hay học hỏi từ những bậc đàn anh chị đi trước. Do tính tương tác của nhiều mảng trong Supply Chain cao, liên thông đến nhiều khâu trong chu trình công việc, khả năng giao tiếp hiệu quả và làm việc nhóm cũng là những kĩ năng cũng vô cùng cần thiết để công việc được thông suốt từ khâu A đến Z.
Làm sao để thâm nhập vào ngành này?
Hãy thông thạo ngoại ngữ!
Kiến thức chuyên môn trong ngành này cực kì quan trọng, nhưng những chương trình đào tạo bài bản về chuỗi cung ứng còn hạn chế tại Việt Nam, đa số các giáo trình đào tạo, sách và các khoá học online bạn tìm được sẽ đều bằng tiếng Anh.

Hãy cập nhật liên tục!

Sách luôn là một nguồn tri thức quý báu. Đồng thời, bạn phải liên tục tìm cách cập nhật thời sự. Công ty A đang làm gì để cắt giảm chi phí? Công ty B đang dùng hệ thống nào để giao tiếp giữa công ty và khách hàng? Tại sao công ty C chuyển hàng nhanh hơn các công ty khác? A đang mua B, điều đó giúp cho Chuỗi cung ứng của hai công ty như thế nào? Bạn luôn muốn cập nhật và hiểu rõ những sự kiện quan trọng hay sự đổi mới trong ngành.

Hãy trải nghiệm thực tế!

Một cách để hiểu về bất kì ngành nào là đi thực tập. Có rất nhiều quy trình trong ngành Chuỗi Cung Ứng mà bạn có thể làm trong tương lai. Làm sao bạn biết rằng nó phù hợp với mình khi chưa thử? Có người không thể chịu được khi làm việc ở nhà kho, nhưng cũng có người thích được ra đến cảng, hay làm việc với xe tải, pallet. Đồng thời, để cải tiến một quá trình, bạn phải nắm được các bước thực hiện. Nếu bạn muốn phát triển cách đóng gói hàng nhanh hơn, bạn cần chịu khó vào kho để xem qui trình đang được xử lí như thế nào, xếp cùng nhân viên để tìm ra phương án. Để làm việc hiệu quả cho một chuỗi cung ứng, bạn cần kĩ năng và kinh nghiệm cho một mảng nhất định. Nhưng kinh nghiệm cho toàn chuỗi sẽ tăng tính cạnh trạnh cho profile của bạn, nên bạn hãy trải nghiệm thực tế!

Hãy tham gia vào các hội nhóm và các tổ chức sinh viên!

Năng động tham gia vào các tổ chức hay đội nhóm để phát triển bản thân và kiến thức là vô cùng cần thiết. Những điều bạn học được khi mua vật dụng cho sự kiện của bạn tại trường có thể giúp bạn có cái nhìn cơ bản về ngành thu mua chẳng hạn. Ngoài ra, các Workshop và buổi hội nghị (Conference) về Chuỗi cung ứng cũng là nơi để các bạn tìm hiểu thêm về thị trường Supply Chain ở Châu Á nói chung và Việt Nam nói riêng. Tham gia các hoạt động này bên cạnh việc giúp các bạn trang bị kiến thức về chuỗi cung ứng còn tạo cơ hội cho các bạn tăng khả năng giao tiếp hiệu quả, một kỹ năng cũng vô cùng cần thiết khi hàng ngày bạn phải làm việc và hợp tác với rất nhiều phòng ban khác nhau trong chuỗi cung ứng.

Hãy network, network và network!

Không chỉ những gì bạn biết mà còn là ai mà bạn biết nữa. LinkedIn được xem như phiên bản Facebook cho mạng xã hội việc làm. Các nhà tuyển dụng tại Việt Nam cũng đang bắt đầu dùng LinkedIn để tìm các nhân viên tiềm năng. LinkedIn còn có các nhóm và trang dành riêng cho Supply Chain mà bạn có thế tham khảo bài viết và network với người trong ngành:

LinkedIn – Logistics and Supply Chain professionals Group

LinkedIn – Procurement & Supply Chain Management! Buyers-World Group

LinkedIn – Supply Chain Management Group (SCM)

LinkedIn – Supply Chain, Logistics, Purchasing & Procurement Jobs, Careers and Recruitment Group

( Source: http://insider.vietabroader.org/supply-chain/ )